I Fretex vil vi ha en åpen bedriftskultur der det er aksept for å ta opp bekymringer og reise kritikk.Vårt verdigrunnlag og etiske retningslinjer bekrefter dette. I tillegg er en åpen bedriftskultur et viktigfundament i alt avtaleverk mellom partene i arbeidslivet.
I Fretex vil vi legge til rette for at kritikkverdige forhold blir varslet og avdekket, samt at den somvarsler vernes mot gjengjeldelse. Ansatte og deltakere skal kunne varsle internt til ledelsen, eller tilandre i virksomheten, samt til eksterne tilsynsmyndigheter (f.eks. Datatilsynet, Helsetilsynet,Økokrim o.l.).
Ledere skal behandle personer som varsler om kritikkverdige forhold på en ordentlig måte. Det skalryddes opp i det som er kritikkverdig. Ledelse og tillitsvalgte har et særlig ansvar for at varslere ikkeblir utsatt for negative reaksjoner, verken fra ledere eller kolleger i Fretex. Viser det seg at kritikkener ubegrunnet, må den som kommer med den få en ordentlig forklaring på de forholdene somgjelder.
Ledelsen har et viktig ansvar for å ta vare på den eller de som det blir varslet om.
Fretex har etablert egen prosedyre for varsling om kritikkverdige forhold. Prosedyren følger nedenfori dette dokumentet.
Varsling er å si fra om alvorlige og kritikkverdige forhold i bedriften. Med det menes brudd på lovverkeller brudd på tydelig kommuniserte interne regler. Eksempler kan være:• Utslipp som forurenser miljøet• Korrupsjon• Medarbeidere mobbes eller fryses ut• Brudd på skatteregler• Fare for liv og helse• Uønsket seksuell oppmerksomhet / seksuell trakassering• Økonomisk utroskap, underslag
I Fretex vurderer vi varsleren som en positiv ressurs, fordi vi da kan rette opp kritikkverdige forhold.Ansatte/deltakere som er villige til å varsle er en viktig ressurs for Fretex. Det er de kritikkverdigeforholdene som er problemet, og ikke varslingen!
Arbeidstaker/deltaker plikter å opptre forsvarlig ved varsling. Arbeidstaker skal være aktsom og igod tro om at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold. Det skal ikke fremmes grunnløse ellersvakt funderte påstander verken om bedriften eller i forhold til andre medarbeidere.
I Fretex ønsker vi at arbeidsmiljøet skal være av en slik kvalitet at det er tilrettelagt for åpenvarsling. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for åpenhet og god intern kommunikasjon.Åpen og intern varsling kan rettes til følgende personer:• Til nærmeste leder• Til ledelse med ansvar for saken det gjelder• Til ledelse med ansvar for personer det gjelder• Til ledelse med beslutningsmyndighet• Til tillitsmannsapparatet• Til verneombudet• Til Arbeidsmiljøutvalget• Til noen du stoler på
I Fretex ønsker vi det skal være tilgang til å varsle anonymt. Det er fordeler og ulemper med dette.Fordelene er åpenbart at varsler kan forbli anonym og at vedkommende slipper belastningen med åstå frem.
Ulempene med anonymitet kan være flere:• De som håndterer saken har ikke varsleren å konferere med• Det kan være en fare for at medarbeidere kan bli hengt ut urettmessig uten følger for varsler• Varsler vil ikke bli orientert om utvikling og argumenter i saken
Dersom en ønsker å varsle anonymt benyttes det klageadgangen på hjemmesidene våre (fretex.no).På menyen brukes fanen for ”klager/varsling”. Etter at varslingen er sendt vil den gå i gjennom ”etfilter” som anonymiserer avsender.
Som tidligere nevnt er det en rettighet å varsle eksterne tilsynsmyndigheter eller andre offentligemyndigheter. Slik varsling skal uten unntak vurderes som riktig og lovlig.
Det er svært viktig at varslere ikke blir utsatt for gjengjeldelse i noen form som oppsigelse, avskjed,suspensjon, trakassering, utstøting, fratakelse av arbeidsoppgaver, forflytning o.l. Dette betyr ikkeat varsler ikke må tåle motargumenter og motbevis knyttet til de kritikkverdige forhold som erpåpekt.I noen tilfeller kan media være en siste utvei for varsler. Dette bør unntaksvis skje i de tilfellerintern/ekstern varsling ikke bærer frem.
1. Hensikt og omfang1.1 Hensikten med retningslinjene er å sikre at alle våre ansatte og deltakere på tiltak skal kunnevarsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.1.2 Retningslinjene skal medvirke til at den som klager eller varsler kan gjøre dette på en tryggog hensiktsmessig måte. Retningslinjene skal videre medvirke til at varslingen er forsvarlig iftbedriftens interesser.1.3 Retningslinjene gjelder for alle sysselsatte i Fretex-gruppen – arbeidstakere ogtiltaksdeltakere.2. Ansvar2.1 Hver enkelt sysselsatt/medarbeider er ansvarlig for at retningslinjene blir fulgt.2.2 Ved evt. avdekking av kritikkverdige forhold som kan medføre fare for liv eller helse, plikterarbeidstaker å underrette arbeidsgiver og verneombud.2.3 Daglig leder er ansvarlig for at retningslinjene gjøres kjent og er tilgjengelig for alle ansatte(personalhåndbok, internett/hjemmesiden, oppslag osv.).2.4 Den som mottar slik varsling er ansvarlig for å underrette bedriftens ledelse, jf punkt 4.1.2. 3. Fremgangsmåte ved varsling3.1 Krav om aktsomhet3.1.1 Ved evt. varsling skal arbeidstaker være aktsom og i god tro om at det faktisk foreliggerkritikkverdige forhold. Det skal ikke fremmes grunnløse eller svakt funderte påstander verkenom bedriften eller i forhold til andre medarbeidere.3.1.2 Hvis det varsles om kritikkverdige forhold knyttet til annen medarbeider i virksomheten, måvarselet fremsettes på en slik måte at det ikke medfører unødig belastning på vedkommendearbeidstaker.3.2 Intern varsling3.2.1 Varsling skal som hovedregel skje internt i virksomheten. Varslingsinstans kan værenærmeste overordnede, avdelingssjef, personalsjef, arbeidsmiljøutvalg, daglig leder,styreleder, tillitsvalgt eller verneombud.3.2.2 Varsling kan skje skriftlig eller muntlig og anonymt. Hjemmesidene fretex.no kan benyttes idenne sammenheng.3.2.3 Hvis anonym varsling bør varselet konkretisere tid og hendelse for de anførte kritikkverdigeforhold så langt dette er praktisk mulig.3.3 Ekstern varsling til tilsynsmyndighet3.3.1 Arbeidstaker/tiltaksdeltaker har rett til å varsle tilsynsmyndighet eller andre offentligemyndigheter om kritikkverdige forhold i virksomheten. Eksempler på offentlig myndighet erfor eksempel Arbeidstilsynet, Datatilsynet, Skatteetaten.3.3.2 Arbeidsgiver oppfordrer til at også bedriften varsles, enten forut for eller samtidig medvarsling til tilsynsmyndighet.3.4 Varsling til media3.4.1 Det presiseres at varsling til media kun unntaksvis vil anses som forsvarlig. Slik varsling vilnormalt medføre større risiko for at unødig skade på bedriftens interesser eller i forhold tilandre medarbeidere. Det skal være betydelig større terskel for å varsle medier enn vedvarsling internt eller til tilsynsmyndigheter.3.4.2 Arbeidstaker bør varsle iht. punkt 3.2.1 eller 3.2.2.4. Bedriftens saksbehandling ved mottatt varsel4.1 Ansatte og deltakere som avdekker kritikkverdige forhold i virksomheten skal kunne varsleom dette på en trygg måte. Den som varsler iht aml. §§ 2-4 har krav på vern motgjengjeldelse.4.2 Bedriftens ansatte som mottar varsel om kritikkverdige forhold skal umiddelbart foreleggedette for bedriftens ledelse.4.3 Bedriftsledelsen skal registrere saken og gi melding til varsler – hvis mulig – om at saken ertil behandling. Registrering og angivelse av oppfølging nedfelles i protokoll eller referat framøtet.4.4 En varslingssak skal minimum behandles av sektorsjef for området varslingen gjelder ogdaglig leder evt. annen person utpekt av daglig leder. Gjelder varslingen ansatte i ledelsenskal daglig leder eller styrets leder behandle saken.4.5 Hvis det mottas varsel knyttet til bestemt medarbeider, skal vedkommende medarbeiderunderrettes om varslingen så snart dette er hensiktsmessig og gis mulighet for å gi sinversjon av saken. Det føres protokoll fra møtet.4.6 Dersom hjemmesiden fretex.no har blitt benyttet vil følgende personer bli varslet automatisk:Daglig leder og personalsjef i Fretex Norge AS, konserntillitsvalgte for ordinært ansatte ogkonserntillitsvalgte for ansatte på tiltak (heretter kalt varslingsmottak)4.7 Varslingsmottaket vil i samråd med G-Partner vurdere videre fremdrift i den enkelte sak.4.8 Personlige opplysninger som evt. fremkommer i en varslingssak skal behandles i samsvarmed kravene i personopplysningsloven, jf lovens §§ 1, 20, 27 og 28.4.9 Varsler holdes underrettet om bedriftens saksbehandling og utfall av saken – hvis mulig.Tilsvarende gjelder for medarbeider(e) som evt. er omfattet av varslingen.